كيفية كتابة خطاب إداري بطريقة ناجحة؟ حيث تتواصل الإدارات مع بعضها البعض بشكل رسمي من خلال الرسائل التي يتم توجيهها من جهة إلى أخرى ، حسب الهدف المنشود من الرسالة الإدارية التي يتم إرسالها ، ويجب على كاتب الرسالة إتقان طريقة كتابتها ؛ بحيث تعتمد الكتابة على أسس ومهارات خاصة لذلك ، ولهذا سنخصص لك هذه المقالة من خلال موقع محتوى لتتعلم كيفية كتابة خطاب إداري جاهز.
رسائل إدارية
تُعرف الرسائل الإدارية بأنها أحد أنواع الرسائل الرسمية والوظيفية. يرتبط أحد أطراف الاتصال الكتابي بوظيفة إدارية على الأقل ، والتي تهدف إلى تعزيز وتقوية العلاقات بين الإدارات المختلفة في مؤسسات العمل. يختلف محتوى الرسالة الإدارية باختلاف الجهة التي يتم إرسال هذه الرسالة إليها. تختلف الرسالة الإدارية المرسلة إلى الموظف عن تلك المرسلة إلى المدير العام أو إلى رئيس القسم وهكذا. وتجدر الإشارة هنا إلى أن الرسائل الإدارية لها مزايا عديدة ، وهي كالتالي:
- تتميز الرسائل الرسمية باختصار الكثير من الوقت والجهد والمسافة بين المواقع المتضررة من المراسلين.
- الرسائل الإدارية شاملة.
- تتميز الرسائل الإدارية بطبيعتها القانونية ، مما يمكّن المستفيد من الرجوع إليها عند الحاجة.
- تتميز الرسائل الإدارية بمكانة محررها المسؤول عن إرسالها وكتابتها.
- تتميز الرسائل الإدارية بقدرتها على تعزيز العلاقات الجيدة بين الأطراف ذات العلاقة.
أنظر أيضا: نماذج الرسائل الإدارية المتميزة. شروط كتابة خطاب إداري
أنواع المراسلات الإدارية
هناك العديد من أنواع المراسلات الإدارية وهي كالآتي:
- رسالة إدارية إلى أسفل: هي رسالة رسمية صادرة عن رئيس الجمهورية بأعلى مستوى إداري.
- رسالة إدارية تصاعدية: هو خطاب إداري رسمي موجه من رئيس مستوى إداري بمستوى إداري أقل.
- رسالة إدارية موازية: إنها رسالة رسمية موجهة من رئيس إداري على مستوى إلى رئيس مستوى إداري مماثل لنفس المنصب.
كيفية كتابة خطاب إداري
لمعرفة كيفية كتابة خطاب إداري ، يجب عليك اتباع كل من الخطوات التالية لكتابة متن أي خطاب إداري بطريقة ناجحة ومعتمدة:
- كتابة أجزاء الرسالة الإدارية المتمثلة في اسم المرسل وعنوانه ، ورقم تاريخ الرسالة ، وموضوع الرسالة ، واسم وعنوان المستلم ، والتحية الافتتاحية ، ونص الرسالة ، والمرفقات.
- ابدأ بكتابة الخطاب الإداري ، وهو بداية الخطاب المكتوب في الجزء العلوي من الخطاب ، ويتضمن عنوان المؤسسة بالتفصيل.
- كتابة رقم الحرف ، المعروف باسم العلامة ، والذي يشير إلى الموضوع الذي كتبت من أجله الرسالة ، وكذلك ترتيبها في كتب المؤسسة.
- اكتب تاريخ الرسالة في الجزء الأيمن من الخطاب ، متبوعًا باسم مكان المرسل ، مع ضرورة كتابة اليوم والشهر والسنة.
- كتابة اسم وعنوان المستلم باللغة العربية في الجزء الأيمن من الرسالة ، وكذلك كتابته في الجزء المقابل باللغة الإنجليزية.
- اكتب التحية الافتتاحية للرسالة الإدارية بإحدى عبارات الترحيب وأشهرها “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- اكتب موضوع الرسالة ، ممثلة ببعض الكلمات التوضيحية للموضوع الذي تستهدفه الرسالة.
- كتابة نص الرسالة الإدارية التي تمثل الغرض من الموضوع الذي أُرسلت الرسالة من أجله ، مع مراعاة وضوحها وإيجازها واستخدام كلمات وعبارات واضحة وبسيطة.
- كتابة التحية الختامية بعبارات يقصد بها نهاية الخطاب الإداري.
- اكتب توقيع مرسل الرسالة والمسمى الوظيفي له.
- أرفق أي مرفقات بالرسالة ، مثل المستندات والمرفقات الخاصة بموضوع الرسالة.
- أخيرًا ، اكتب اسم مرسل الرسالة الإدارية ووقع عليها.
نموذج خطاب إداري جاهز
نوفر لك ما يلي ، نموذج خطاب إجازة جاهز ، موضوعه طلب توظيف ، على النحو التالي:
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ: 26/3/2023
أستاذ محترم… .. تحياتي وبعد ..
يسعدني أن أقدم طلبي إليكم ، أرغب في الحصول على وظيفة شاغرة مناسبة لي في شركتكم الموقرة ، فأنا خريج كلية … متخصص في…. من جامعة… .. ولدي خبرة في ………. التحقت بالعديد من الدورات التدريبية في كل من ……… .. وقد أرفقت جميع المستندات التي تدعم رسالتي حتى أجد وظيفة مناسبة لخبرتي.
أتمنى من الله أن ينال طلبي موافقتك ، ولكم أطيب تحياتي.
اسم المرسل /…. التوقيع………………
نموذج خطاب إداري لمدير المدرسة
نعرض لك أدناه نموذجًا لرسالة إدارية إلى مدير المدرسة بالتنسيق المعتمد على النحو التالي:
خطاب طلب ملف إداري
اسم الشركة …
التاريخ …..
إلى المدير العام أ.
بعد التحية
الموضوع:……………………..
أطلب منكم مساعدتي في توفير الملف الإداري المطلوب في موضوع الرسالة والذي يحمل رقم مرجعي… .. لأنه يساعد في تنفيذ مهام عملي ، وسيعاد الملف إليكم مرة أخرى بعد الانتهاء من استخدامه.
لك فائق الاحترام والتقدير
اسم الموظف ….
التوقيع…
نموذج خطاب شكوى إدارية
تعتبر الرسائل الإدارية المخصصة لموضوع الشكاوى خطابات رسمية يلجأ إليها كثير من الأفراد والموظفين في حالة تعرضهم لأي ضرر أو عقبة داخل بيئة عمل المنظمة. في هذه الحالة ، يتم تقديم خطاب إداري موضوع الشكوى على النحو التالي:
خطاب إداري لتقديم شكوى
إلى السيد المدير
قل مرحبا
موضوع الشكوى الإدارية ……………………….
أقدم لكم هذه الشكوى بسبب تعرضكم للأذى والإساءة من خلال: (اسم الشخص المشكو ضده) أثناء العمل ، خلال ساعات العمل الرسمية في مؤسستك.
نص الشكوى الإدارية: لقد طُلب مني إرسال هذا الخطاب لك لجميع الأسباب التالية:
أولاً……………ثانيًا……………
ثالث:………….
نهاية نص الشكوى الإدارية: أقدم لكم هنا هذه الملاحظات …………………… .. .. التي تؤكد حقي في تقديم شكوى.
خالص تقديرك واحترامك.
اسم المرسل.
التوقيع.
طلب صيانة نموذج كتاب إداري
في بعض الحالات ، قد يكون من الضروري كتابة خطاب إداري إلى أحد أقسام المنظمة لطلب صيانة الخدمات المتاحة من خلالها. إليك عينة من هذا النوع من الرسائل على النحو التالي:
إلى السيد رئيس القسم ………….
بعد التحية
التاريخ ….
الموضوع: نطلب منك الاحتفاظ بـ …………… .. في قسم ………
وقد دفعني هذا إلى تلبية كل من الأسباب التالية لطلب الصيانة ………………
بيانات الجهاز المراد صيانتها … نطلب منك العمل لاتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على استمرارية العمل داخل هذا القسم.
الرجاء قبول وسام الاحترام والتقدير
اسم الموظف …
التوقيع ….
أنظر أيضا: نموذج لكتابة تقرير عن موظف وطريقة كتابة التقارير عن الموظفين
نموذج خطاب إداري رسمي باللغة الإنجليزية
وتجدر الإشارة هنا إلى أن هناك بعض المؤسسات التي تتطلب إرفاق خطاب إداري باللغة الإنجليزية ، ومن ثم يمكنك اعتماد هذا النموذج:
سيدي العزيز،
أكتب هذه الرسالة لتقديم شكوى بشأن موظف خدمة العملاء في شركتك ……. فهو لا يجيد التعامل مع العملاء ، وهو دائمًا مشغول على هاتفه طوال الوقت دون تقديم خدمات للعملاء ، لذلك أطلب منك ذلك انتبه إلى رسالتي ، وأسأل عن مدى مراجعة موظفك واتخاذ الإجراء المناسب.
،أطيب التحيات
.اسم
نصائح لكتابة الخطابات الإدارية
لكتابة خطابات إدارية ، يوصى بمراعاة كل من الضوابط والنصائح التالية:
- يجب الحفاظ على استخدام كلمات وعبارات واضحة لتسهيل فهم الرسالة.
- يجب الالتزام بالدقة الكاملة أثناء الكتابة.
- يجب توخي الحذر لتوثيق المعلومات الموثوقة داخل الرسالة.
- يجب تجنب الكلمات الصعبة التي يصعب فهمها.
- يجب الحرص على اختصار موضوع الرسالة والوصول إليه مباشرة دون إطالة أمدها.
- يجب الحرص على استخدام نوع وحجم معينين من الورق تكتب عليه الرسائل الإدارية.
- يجب أن تكتب الرسائل الإدارية بحجم متوسط وأن تكون بعيدة عن الأشكال والرسومات قدر الإمكان.
- يجب الحرص على ترك مسافات بين فقرات الرسالة لتسهيل عرض فكرة الرسالة.
- يجب تنسيق هوامش الأحرف بشكل صحيح.
- يجب استخدام المظاريف الرسمية لهذا النوع من الرسائل.
- يجب الحرص على كتابة العناوين الصحيحة داخل الرسالة.
- يجب أن يشير مرسل الرسالة الإدارية إلى وجود نسخ أخرى من الرسالة إذا تم إرسالها إلى أكثر من جهة أو شخص واحد.
نماذج المراسلات الإدارية pdf
هناك العديد من الأشكال المتاحة للمراسلات الإدارية حسب هدفها وموضوعها ، ومهما كانت الحالة ، فهي متوافقة مع بعضها البعض في الهيكل الموحد لكل منها ، بهدف تعزيز مهارة الاتصال داخل الشركات والمؤسسات العاملة. في كل من القطاعين العام والخاص ، ويمكنك الاطلاع على نموذج من المراسلات الإدارية حسب ما يظهر لك في الصورة المرفقة أدناه:
هنا نأتي بك إلى نهاية هذا المقال ؛ الذي قدمناه لك …