كيفية كتابة تقرير

كيف تكتب التقرير وهو الموضوع الذي سيتم ذكره في مقالتنا ، حيث تطلب العديد من الشركات أو مؤسسات العمل أو غيرها من موظفيها كتابة تقرير عن موضوع أو مشكلة معينة ، لعرض معلوماتهم وتوصياتهم وحلولهم لها ، و من خلال موقع المحتوى ، سوف نوضح كيفية إعداد تقرير كامل ومتكامل.

مفهوم التقرير

يمكن تعريف التقرير على أنه إحدى الطرق المكتوبة المستخدمة لتقديم جميع التفاصيل حول موضوع معين بطريقة محايدة تمامًا ، ويسمى التقرير بيانًا أو مستندًا ، وفي اللغة الإنجليزية يطلق عليه تقرير. من الضروري اتباع نهج محدد في إعداد التقرير وتحديد هدفه الرئيسي وتحديد الجمهور الذي سيستهدفه.

كيف تكتب التقرير

كتابة تقرير يتطلب جهدا وتركيزا ووقتا ، ولتبسيط الأمور وتسهيلها على الكاتب ، سيتم تلخيص طريقة وطريقة كتابة تقرير للمبتدئين في بعض الخطوات ، والتي يمكن من خلالها كتابة تقرير متكامل ومثالي ، وسنتعرف على هذه الخطوات في ما يلي.

تحديد اختصاصات التقرير

تحديد اختصاصات التقرير عن طريق قراءة التعليمات والمعلومات المعطاة عن التقرير وموضوعه ، وكذلك مراجعة كافة المعلومات الإضافية المتاحة للكاتب حول موضوع التقرير ، وعليه التفكير في الغرض وتحليله. من هذا التقرير ، وماذا ومتى قد يحتاجه الشخص ، وكذلك يجب عليه دراسة الموضوع الذي يدور حوله التقرير ، ويجب على الكاتب معرفة الفئة التي سيستهدفها هذا التقرير ، ومن ثم يمكن للكاتب وضع خطة كتابة والهيكل العام لهذا التقرير.

تعيين إجراءات الكتابة

الخطوة الثانية هي تحديد إجراءات الكتابة ، أي تحديد الطريقة المناسبة لجمع المعلومات اللازمة للتقرير ، ومعرفة المصادر الموثوقة التي يمكن من خلالها استخلاص المعلومات حول موضوع التقرير. كما يجب على الكاتب دراسة الملفات والوثائق والكتب التي تدور حول محور تقريره. يمكن أيضًا إجراء المقابلات مع الأشخاص ذوي الخبرة. والعلم ، والبحث عن مقالات التقارير السابقة حول هذا الموضوع ، ومن خلال هذه الخطوات يمكن للكاتب تنسيق خطوات كتابته.

اعثر على المعلومات الصحيحة

من واجب الكاتب إيجاد المعلومات اللازمة وجمعها لتنسيقها في التقرير الذي يعده ، من خلال دراسة عميقة للمصادر والملفات والمقالات والوثائق ، وعليه التأكد من ارتباط المعلومات التي يجمعها موضوع التقرير ولا ينحرف عنه نحو مواضيع أخرى ، كما يجب عليه مراعاة الفترة الزمنية أو الجدول الزمني المخصص للتقرير حتى لا تضيع الفرصة وتضيع الجهد سدى.

تحديد الهيكل والشكل العام للتقرير

من واجب الكاتب معرفة وتعريف الهيكل العام للتقرير ، ويجب أن يتضمن الهيكل العام للتقرير العناصر التالية:

• عنوان التقرير.
• ملخص موضوع التقرير.
• فهرس محتويات التقرير.
• مقدمة التقرير.
• اختصاصات التقرير.
• حصر خطوات كتابة الموضوع أو خطوات حل المشكلة المذكورة.
• النتائج أو الحلول.
• اختتام التقرير.
• التوصيات والنصائح.
• مراجع الإدخال.
• المكملات.

قم بإنشاء المسودة الأولية

بعد تشكيل الهيكل العام للتقرير ، ننتقل إلى كتابة مسودة التقرير ، من خلال كتابة الأفكار الرئيسية والثانوية وتشكيل التقرير ، وبعد الانتهاء من المسودة الأولية للمقال ، يمكن للكاتب الانتقال للعمل على الملاحق والنتائج المصاحبة للتقرير والتي تشمل الآراء ووجهات النظر والملاحظات أثناء المقابلات ودراسة مراجع الملفات وغيرها ، ويجب على الكاتب أن يراعي إدراج الصور إذا احتاج التقرير إليها ، وأثناء كتابة المسودة. يجب على الكاتب أن يصنف المعلومات التي يريد وضعها في ملاحق التقرير لتجنب الخطأ والالتباس بين المعلومات.

تحليل المعلومات

يتم تحليل المعلومات أثناء كتابة ختام التقرير ، حيث أنه المكان الذي يترجم فيه المعلومات المذكورة في نص التقرير ، مع مراعاة عدم إدراج معلومات جديدة لم يرد ذكرها في التقرير نفسه ، ويوضح الكاتب في الخاتمة قيمة المعلومات المذكورة ومعناها والغرض منها.

قدم التوصيات

يكتب الكاتب في التقرير التوصيات والتوصيات التي من وجهة نظره ورأيه تساعد وتساهم في تحسين الموضوع أو حل المشكلة المذكورة في التقرير ، مع ذكر ما هي الفئة المستهدفة في التقرير أو الجهة التي طلبت ذلك. يجب أن يفعل التقرير أو يتجنب القيام به ، مع التأكد من أن هذه التوصيات مفيدة وعملية. مع مراعاة التفاصيل المنطقية فيه ، حتى يفهم القارئ المقصود منها.

كتابة المراجع والمراجعة النهائية للتقرير

يُدرج الكاتب في تقريره جميع الملفات والمقالات والمصادر التي اعتمد عليها في كتابة التقرير ، وغالبًا ما يستخدم نظام APA لتوثيقها وإصلاحها في التقرير. يقوم الكاتب بالمراجعة النهائية للتقرير ويقيم معلوماته ويراجعها قبل تقديمها لتجنب نسيان الأخطاء والسهو.

أنواع التقارير

من خلال شرح كيفية كتابة التقرير ، من المهم توضيح أن التقرير يدخل في العديد من المجالات واستخدامات الحياة ، وفي كل مجال من مجالاته وبجميع أنواعه ، فإن التقرير له أهمية كبيرة ، ويمكن تلخيص أنواع التقارير. على النحو التالي:

تقارير وظيفية

تتضمن التقارير الوظيفية مجالات واسعة من أنواع مختلفة من التقارير ، والتي يمكن تسميتها على اسم الهدف الذي تبحث عنه أو المجال الذي تدرسه. يمكن أن توجد التقارير المالية ، وتقارير التسويق ، والتقارير المصرفية ، وما إلى ذلك ، حيث أن مجالاتها واسعة جدًا ، وتقع التقارير الوظيفية ضمن بقية أنواع التقارير التي سيتم ذكرها أدناه.

التقارير الدورية

هي التي يتم من خلالها جمع المعلومات وإيصالها لأصحاب العمل أو المديرين والمسؤولين ، وذلك بشكل متكرر ودوري ، وتتعلق بشكل خاص بالإنجازات التي تقع في الفترة ما بين تقريرين ، وتتميز باختصار ولكنها شاملة ، وتتكون من عنوان وتسمية ، وتشمل كل ما تم إنجازه في فترة محددة.

التقارير الداخلية والخارجية

تعد التقارير الخارجية والداخلية من الأنواع الشائعة للتقارير ، أما التقارير الداخلية فهي التقارير التي يتم تبادلها في نفس الشركة بين الإدارات المختلفة ، أو داخل العديد من الإدارات داخل مؤسسة واحدة ، في حين أن التقارير الخارجية هي التقارير الموجودة بين المؤسسات والشركات المختلفة.

التقارير الجانبية أو الرأسية

يعتمد هذا النوع من التقارير على نوع الحركة التي يتم فيها إرسال التقارير داخل الشركة ، حيث قد تنتقل من أعلى إلى أسفل أو من أسفل إلى أعلى ، ضمن السلم الوظيفي للشركة ، أو قد يتم توزيعها بين الإدارات المختلفة ولكن ضمن مستوى وظيفي واحد ، وهو تقارير جانبية.

تقارير الاقتراحات والتوصيات

من أنواع التقارير التي سيتم التعرف عليها بعد معرفة كيفية كتابة التقرير تقارير العروض ، والتي تهدف إلى تقديم المشورة والتوصيات لحل مشكلة محددة ومحددة ، والتي تقدمها شركة واحدة لحل مشاكل شركة أخرى ، والتي بدورها طلبت تقارير توضح كيف يمكنها حل إحدى المشكلات التي تم عرضها ومعالجتها.

تقارير إعلامية طويلة وقصيرة

التقارير الإعلامية هي مثل التقارير المالية السنوية للمؤسسة ، والتي تحتوي على معلومات خاصة وهامة ، والتي تهتم الشركة بنقلها إلى شركة مختلفة. التقارير الطويلة أو القصيرة هي ما تصنف حسب طولها ، ويصعب تصنيفها حسب هذا المعيار ، ويمكن القول إنها تصنيف غير مهم بالمرة.

تقارير غير رسمية

هي التقارير التي تحتوي على نوعين أساسيين أحدهما طويل وقصير ، وتتضمن العناصر الأساسية للتقرير ، وهي المقدمة ، والتي تشمل عنوان التقرير والغرض منه ، والعرض والمناقشة التي تحتوي على جميع أقسام التقرير. التقرير والخاتمة التي تتضمن النتيجة وعرضًا موجزًا ​​للتقرير.

التقارير الرسمية

التقارير الرسمية هي تلك التي تستخدم في أمور رسمية بحتة مثل التقارير العلمية ، وتأخذ بعين الاعتبار التعليمات والتوجيهات المهمة والمقصودة للتقرير ، وتبدأ بملاحظة أو رسالة صغيرة تشبه المقدمة ، صفحة كاملة لعنوان التقرير ، وملخص تنفيذي سريع ، وبقية المحتوى الرئيسي للتقرير.

ما هي المكونات الرئيسية للتقرير؟

من خلال الخوض في كيفية كتابة التقرير ، من الضروري توضيح المكونات الأساسية للتقرير ، والتي يمكن تلخيصها على النحو التالي ، ويجب أن يتضمن كل تقرير منها:

• صفحة عنوان الكتابإنها الصفحة التي تتضمن العنوان الرئيسي للتقرير.
• جدول المحتويات الرئيسي: هو جزء اختياري يمكن حذفه ، أو يمكن إعداده وإعداده للمؤلف.
• الملخص العاموهي لمحة عامة عن أهم النقاط الواردة في التقرير ، والهدف من هذا الجزء هو توضيح العديد من النقاط التي سيتم عرضها أو عرضها.
• المقدمةوهو اختصار يوضح اهمية التقرير وموضوعه ، ويوضح التسلسل الذي يعرض فيه ، ويعرض …