يعد نموذج الخطاب الرسمي لشركة ما جاهزًا للطباعة أحد أهم أشكال المؤسسات التجارية. حيث أن الوثيقة التي يتم من خلالها مخاطبة الشركة يجب أن تكون مصاغة بشكل صحيح ومهني وتتناسب مع طبيعة الشركة التي يتم التوجه إليها ، وهذا يوضح أهمية الاهتمام بعناصر هذه الرسالة قدر الإمكان ؛ بحيث يكون له شكل متناسق وقادر على إيصال المعلومات المطلوبة للجهة المعنية في الشركة بطريقة واضحة ومهنية أيضًا.
كتابة قالب خطاب رسمي لشركة
عند كتابة النمولتكوين خطاب رسمي لشركة أو مؤسسة ، يجب مراعاة النقاط التالية :
- كتابة التاريخ باليوم والشهر والسنة بشكل واضح وصحيح في أعلى الحرف.
- اكتب اسم المرسل واسم المرسل إليه من هذه الرسالة ، مع الإشارة إلى اسم المؤسسة بشكل صحيح.
- ألقوا التحية ، إما بكتابة عبارات تحية أو كتابة “بعد السلام” أو نحو ذلك.
- ابدأ في كتابة الغرض المقصود من إرسال هذا الخطاب بطريقة مختصرة ومعبرة في نفس الوقت ، ولا بد من استخدام صيغة الجمع عند مخاطبة الشركة حتى لو كانت المحادثة موجهة إلى شخص واحد فيها.
- وقع في نهاية الخطاب باسمك وتاريخ التوقيع ورقم الهوية ، إذا لزم الأمر.
- الاهتمام بشكل الخطاب وتنسيقه ، والتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية ، مع مراعاة التصحيح اللغوي الصحيح للخطاب ، سواء كان مكتوبًا باللغة العربية أو الإنجليزية.
- تأكد من استخدام فاصلة منقوطة (؛) في نهاية الاسم وليس فاصلة عادية (،).
قالب خطاب رسمي لشركة
تاريخ اليوم: يوم / شهر / سنة
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد …
السيد / _________ رئيس مجلس ادارة شركة / _____________
أخاطبكم بأقصى درجات الاحترام والتقدير ، وأعلمكم أن هناك بعض النقاط التي يجب الانتباه إليها بعناية ، حيث كان لها تأثير كبير على سير العمل داخل المؤسسة ، وهي: ………
المخلص لك تحياتي
مقدم لكم / _
في يوم
إمضاء / ____
قالب خطاب رسمي لوثيقة الشركة
هناك مجموعة من الشروط التي يفضل الالتزام بها عند كتابة خطابات رسمية لشركة أو مؤسسة ، حيث يجب أن تكون مكتوبة عبر برنامج Microsoft Word ، وأن يكون خطها واضحًا وتناسقًا وخلفية بيضاء. أما عند كتابة الاستمارة بخط اليد ؛ هنا يجب أيضًا أن تحمل الطابع الرسمي وأن تكون مكتوبة على ورق أبيض بالقلم الأزرق ، وفي كلتا الحالتين تحتوي على العناصر والجوانب الرئيسية لطريقة صياغة هذا الخطاب. يمكنك الحصول على نموذج خطاب رسمي لشركة ما في ملف مستند Word.من هنا. “
قالب خطاب رسمي لشركة باللغة الإنجليزية
هناك بعض الشركات والمؤسسات التي تعتمد على استخدام اللغات العالمية في جميع المعاملات التي تتم بداخلها ، وهنا لن يكون من المحتمل أن يتم الاتصال بها أو إرسال خطاب إليها بلغة أخرى غير هذه ، وبالتالي ؛ إذا كانت المنظمة تعتمد على استخدام اللغة الإنجليزية ، فمن الأفضل هنا استخدام اللغة الإنجليزية في كتابة الخطاب ، وهنا نموذج لرسالة رسمية لشركة باللغة الإنجليزية
تاريخ/
اسم المرسل / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم الشركة / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
اسم جهاز الاستقبال / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
عزيزي السيد / ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
أود أن أطلب منكم التفضل بإرسال نسخة من فاتورة العام الماضي ؛ لأنني أريد التحقق من الرصيد والحصول على الأموال من البنك في أسرع وقت ممكن ؛ شكرا لتفهمك ومساعدتك
يعتبر
إمضاء
قوالب رسائل الشركات
هناك مجموعة متنوعة من أشكال قالب الخطاب الرسمي لشركة يمكن استخدامها للتوافق مع شركات مختلفة ، مهما كان مجالها أو نشاطها ، مثل:
الشكل الأول:
تاريخ اليوم
اسم المرسل ومنصبه / ___ ؛
اسم الشركة/ _____؛
إلى السيد الأستاذ (لمن) / ____ ؛
بعد التحية… ..
أتقدم لكم بخالص شكري وامتناني لاهتمامكم الدائم بالعملاء والموظفين ، وأود أن أطلب منكم توضيح المعلومات التي تلقيناها بخصوص (-) بسبب الالتباس ووجود العديد من النقاط الغامضة.
أرجو أن تتقبلوا شكري العميق واحترامي.
جلب لك بواسطة /
توقيع المرسل
الشكل الثاني:
اليوم المقابل
خطاب مقدم من السيد / _ ؛ مدير الشركة / ____؛
بسم الله السلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد السلام:….
الى السيد رئيس المؤسسة / ____ تابعنا عن كثب مدى النجاحات التي حققتها المؤسسة في مجال (_) خلال الفترة السابقة ونتمنى لكم المزيد من التوفيق والنجاح ونتمنى ان تكون الفترة القادمة سيشهد المزيد من التعاون والعمل بينك وبيننا.
خالص الامتنان والشكر لك.
مقدم الخطاب / ____
من المؤسسة / ____
أرقام الهاتف / ________________________________________
إمضاء / _______________
وبعد أن أظهرنا لك نموذج خطاب رسمي لشركة جاهز للطباعة بتنسيقات وتنسيقات متعددة ، تجدر الإشارة إلى أن استخدام قالب خطاب رسمي احترافي سيجعل المرسل إليه راغبًا في مشاهدته دون إهمال ، ومن ثم تحقيق الهدف المنشود هو إرسال الرسالة ، خاصة وأن العديد من المديرين يهملون قراءة الرسائل غير الرسمية وغير المهنية.