تعد نماذج الخطابات الإدارية من أهم النماذج لعالم المال والأعمال ، خاصة وأن تلك النماذج تستخدم بشكل أساسي في تبادل المعلومات والإخطارات داخل المؤسسات ومؤسسات العمل بمختلف أنواعها وتخصصاتها وأنشطتها التي تتبعها أيضًا ، وبالطبع؛ يتطلب كل نشاط أو حدث أو علاقة إدارية داخل المؤسسة شكلاً مختلفًا من الخطاب الإداري ، وفي هذا الصدد ؛ ستتضمن الفقرات التالية شرحًا لماهية هذه الحروف وبعض النماذج المناسبة لاستخدامها لهذا الغرض أيضًا.
قوالب الخطابات الإدارية
يمكننا تعريف الخطاب الإداري على أنه الرسائل التي يتم تبادلها رسميًا داخل المنشأة ؛ حيث يتم تبادلها بين الموظفين وبعضهم البعض وبين الموظفين والمدراء كذلك أو مع الشخصية الاعتبارية التي تمثلها الدائرة الإدارية بشكل عام داخل المؤسسات وسابقاً ؛ حملت الرسائل الإدارية النموذج الورقي المعتاد فقط ؛ بينما ترك الحرف الإلكتروني لمسته الخاصة عليه أيضًا ، وهو الآن يعتمد على البريد الإلكتروني في توصيل الرسائل والرسائل الإدارية للموظفين والمديرين ، وهناك العديد من قوالب تنسيق الرسائل الإدارية الموثوقة لذلك ، وهم يمكن الحصول عليها بتنسيق doc كملف Word.من هناأو بتنسيق pdfمن هنا“
أنواع الخطابات الإدارية
نظرا لتعدد الأنشطة والأغراض الخاصة بإرسال الرسائل والرسائل الإدارية داخل الشركات المختلفة. أشار خبراء في مجال العلاقات العامة في مؤسسات الأعمال المختلفة إلى أن هناك أكثر من نوع واحد من الخطابات الإدارية ، والتي تتنوع بين الرسائل والتقارير والمذكرات ، ويتم اختيار الأفضل والأنسب للحدث من بينها ، ثم ؛ البدء في التحضير والإرسال إلى الشخص المعني بهذه الرسالة. أنواع هذه الحروف كالتالي:
رسالة إدارية عامة
الرسالة الإدارية هي التي يتم إعدادها وإرسالها بهدف تعزيز العلاقات بين الإدارات المختلفة داخل منظمة العمل ، حيث تتضمن هذه الرسائل بعض القرارات والمعلومات التي يجب على جميع أعضاء المنظمة في الإدارات المختلفة معرفتها ، وبالطبع؛ يختلف محتوى الرسالة باختلاف الجهة التي يتم إرسالها إليها ؛ حيث يختلف إرسال رسالة إدارية إلى الموظف عن تلك المرسلة إلى المدير العام أو رؤساء الأقسام ، كما أنها تختلف أيضًا عن الرسائل التي يتم إرسالها إلى قسم أو إلى مجموعة من الموظفين أو العاملين داخل المنظمة دفعة واحدة.
ملاحظات إدارية
تجد المذكرات الإدارية درجة كبيرة من الاهتمام والاستخدام داخل منظمات الأعمال. يختلف عن الخطاب الإداري في أنه صغير الحجم. كما هو الحال في معظم الحالات لا يتجاوز حجم الصفحة الواحدة فقط. وفيما يتعلق بمحتوى المذكرة الإدارية ؛ يرتبط إلى حد كبير بالمهام اليومية للعمل ، بما في ذلك إعطاء الموظف أو رؤساء الأقسام مجموعة من المهام ليتم تنفيذها أو إرسال ملاحظة من أجل تذكير بعض الأحداث المهمة داخل المنظمة مثل مواعيد الاجتماعات وغيرها.
التقارير الادارية
تعد التقارير الإدارية من أهم أشكال الخطاب الإداري داخل مؤسسات العمل العامة والخاصة. في الواقع ، تدور حول موضوع أو حدث واحد فقط ؛ حيث من الضروري معرفة طريقة كتابة تقرير إداري بحيث يتم عرض أهم التفاصيل والمعلومات المتعلقة بهذا الموضوع أو الحدث وعرض الإيجابيات والسلبيات. يذكر أن رؤساء الأقسام والمديرين يعتمدون دائمًا على التقارير التي يتلقونها من الموظفين والمرؤوسين داخل المؤسسة من أجل اتخاذ القرار النهائي والصحيح فيما يتعلق بموضوع أو قضية ما هو محدد لعملية العمل داخل المؤسسة.
قوالب الخطابات الإدارية
إعداد الرسائل الإدارية بالطبع يختلف محتواها حسب الغرض الذي أعدت من أجله ، لكن هناك أجزاء محددة لا يمكن التغاضي عنها أو إهمالها ضمن الرسالة الإدارية حتى تكون معتمدة بشكل حقيقي ورسمية داخل العمل. التنظيم ، وأمثلة على أشكال وخطابات الخطابات الإدارية التي يمكن عرضها للمساعدة في فهم الشكل الأساسي لهذه النماذج كما يلي:
الشكل الأول:
عنوان الرسالة: طلب الحصول على ملف إداري في الشركة
محرر بتاريخ / …………… .. شركة …………… ..
إلى السيد رئيس القسم / ………… ..
بعد التحية
أطلب من سيادتكم مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (الرقم المرجعي …… ..) لأن المهام الموكلة إليّ تعتمد على المعلومات الواردة في هذا الملف ، مع التعهد بإعادة هذا الملف مرة أخرى عند الانتهاء من استخدامه.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
اسم الموظف ………… التوقيع ………….
الشكل الثاني:
شركة ……….
تم التعديل في التاريخ: …… / ……. / ………
الى السيد مدير عام المؤسسة …
موضوع الرسالة: تأجيل الاجتماع الشهري
أقدم لكم من خلال هذه الرسالة طلب الموافقة على تأجيل موعد الاجتماع الشهري المقرر عقده حتى الآن في … الموافق لـ …. في ضوء الأسباب التالية / (…………………………… .. ..)
مع إرسال الموعد الجديد للاجتماع بحيث يمكن الموافقة عليه وإخطار جميع الموظفين به ، ولكم كامل الاحترام والتقدير.
اسم المرسل (مشرف الاجتماع) / ……………… موظف قسم ……… .. توقيع ……… ..
ترسل نسخة من قرار تأجيل موعد الاجتماع إلى كل من: (الإدارة العامة ، رئيس لجنة الاجتماعات ، الموظفون المعنيون بالحضور).
النموذج الثالث:
في تاريخ / …………… في ……………… ..
إلى رئيس قسم شؤون الموظفين / …………………
موضوع الرسالة: طلب إجازة مرضية
يرجى التفضل بالموافقة على منحني إجازة مرضية من ……… إلى ……… بسبب توجيهات تقاريري الطبية التي تتطلب مني الحصول على قسط من الراحة خلال الفترة الزمنية المذكورة أعلاه ، بصدق.
اسم الموظف …………… .. التوقيع ………… ..
(مرفق طيه التقارير الطبية الرسمية التي تؤكد حاجة الموظف لإجازة مرضية).
شروط كتابة خطاب إداري
هناك مجموعة من الشروط التي يجب الالتزام بها أثناء كتابة الرسائل الإدارية بجميع أنواعها. حتى تكون رسميًا ووسيمًا بالفعل ، وهي:
- الاعتماد على لغة حوار سهلة وواضحة وبليغة تعتمد على مفردات سليمة وبعيدة عن المفردات العامية ؛ حتى يتمكن متلقي الخطاب من فهم محتواه بسهولة وما هو المقصود به.
- يجب أن تكون جميع المعلومات المسجلة في الرسالة صحيحة وموثقة ومعتمدة حتى يتمكن المرسل إليه من إيجاد فرصة كافية لقبول محتوى الرسالة أو رفضه.
- من المهم أن تكون عبارات الرسالة موجزة وبليغة ، تصب في الهدف المنشود من إرسالها ، سواء كان طلبًا أو تقديم شكوى أو غيرها ، وأن تكون خالية من أي تفاصيل إضافية غير مفيدة.
- من الضروري تحديد تاريخ إرسال الخطاب الإداري واسم المرسل إليه والمحتوى وكذلك اسم وتوقيع المرسل وإرفاق أي مستندات مطلوبة إن وجدت.
مواصفات الرسالة الإدارية
هناك مجموعة من المواصفات المهمة يمكن من خلالها تمييز أن هذه الرسالة أو هذا الخطاب هو خطاب إداري رسمي ومعتمد ، ومن أهم هذه المواصفات ما يلي:
- يجب أن يحتوي العنوان الرئيسي على العنوان الرئيسي لسبب إرسال هذه الرسالة ، مثل طلب ملف إداري وطلب تأجيل اجتماع وغير ذلك.
- توضيح التاريخ الكامل لإرسال هذا الخطاب ، بما في ذلك اسم المؤسسة.
- عرض اسم الشخص الذي يتم ارسال الرسالة اليه سواء كان شخص عادي او اعتباري.
- اكتب جملة تمهيدية أو اكتفي بالكلمة (بعد السلام).
- وضح عنوان الرسالة ثم محتوى الرسالة بعبارات بليغة.
- تحية ختامية قصيرة.
- اذكر اسم المرسل وتوقيعه.
- انتبه لنوع الورق المستخدم في كتابة الرسالة.
- استخدم أحد الخطوط الواضحة ذات الحجم المناسب ، وابتعد عن الخطوط التي تحتوي على رموز أو أشكال غير واضحة.
- يجب استخدام علامات الترقيم ، مع الحرص على ترك مسافات مناسبة بين فقرات الرسالة.
- الاهتمام بتنسيق ورقة الرسالة وتنسيق الهوامش الخارجية والعناوين.
أخيراً؛ في نهاية هذا المقال ؛ قدمنا نماذج رسائل إدارية مميزة وتطرقنا أيضا إلى توضيح شروط كتابة خطاب إداري وأهم المواصفات والخصائص التي يجب اتباعها من أجل إنشاء خطابات ورسائل رسمية يمكن الاعتماد عليها في إرسال هذه الرسائل بين أعضاء مؤسسة العمل.